BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях
Програма "BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях" призначена для автоматизації управління і обліку на підприємстві житлово-комунальної сфери будь-якої організаційної форми. Дозволяє організувати єдину інформаційну систему для управління різними аспектами його діяльності.
Програма "BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях" – це прикладне рішення, яке охоплює основні завдання управління та обліку на підприємстві житлово-комунальної сфери будь-якої організаційної форми. Дозволяє організувати єдину інформаційну систему для управління різними аспектами його діяльності.
Система призначена для ведення тільки управлінського обліку. Для ведення бухгалтерського і податкового обліку рекомендується придбати програму "BAS Бухгалтерія". Для спільного використання з цією програмою в прикладному рішенні реалізований обмін даними на рівні документів, які вивантажуються.
Для підприємств, що складаються з декількох організацій, передбачена можливість ведення управлінського обліку за кожною з них.
Управлінський облік ведеться за даними, зафіксованими в документах. Факт здійснення операцій вводиться один раз і отримує надалі відображення в різних розділах управлінського обліку з формуванням необхідної звітності.
Система має можливість реєстрації та формування первинних документів господарської діяльності підприємства: фінансових, складських тощо. Електронні аналоги паперових документів дозволяють в зрозумілій формі реєструвати господарські операції в системі.
Аналітичні звіти, наявні в прикладному рішенні, дозволяють користувачам отримувати інформацію за всіма розрізами обліку.
Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації і критерії відбору даних в звітах відповідно до специфіки завдань, що вирішуються, а також формувати власні варіанти налаштування звітів.
Програма має такі основні функціональні можливості:
- Автоматизація обчислення вартості кожної з наданих споживачам послуг відповідно до діючих тарифів, норм та умов, що впливають на результати обчислень
- Коригування вартості кожної наданої споживачеві послуги за наявності пільг і субсидій у споживача
- Реєстрація сум взаєморозрахунків із споживачами послуг з кожної з наданих послуг з урахуванням пільг і субсидій
- Визначення сум грошових коштів, що підлягають відшкодуванню керуючій організації державними структурами, які компенсують витрати керуючої організації, що пов'язані з наданням пільг і субсидій
- Облік сум взаєморозрахунків за кожною з наданих послуг з державними структурами, компенсуючими витрати керуючої організації, які пов'язані з наданням пільг і субсидій
- Формування друкованих форм квитанцій на оплату споживачам послуг
- Облік отриманих грошових коштів від споживачів послуг
- Облік отриманих грошових коштів від державних структур, компенсуючих витрати керуючої організації, які пов'язані з наданням пільг і субсидій
- Аналіз стану взаєморозрахунків із споживачами послуг
- Аналіз стану взаєморозрахунків з відповідальними державними структурами
Швидкий початок роботи
Для швидкого початку роботи з прикладним рішенням призначена спеціальна обробка, яка складається з десяти розділів. Номери підрозділів визначають послідовність роботи з ними: завершивши роботу в першому розділі, слід переходити до другого тощо.
Обробка містить такі розділи:
- Параметри обліку
- Інформація про організацію
- Будівлі
- Об'єкти особових рахунків
- Послуги
- Пільги
- Тарифи
- Список фізичних осіб
- Особові рахунки
- Введення початкових залишків
Особові рахунки
"BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях" забезпечує підтримку будь-яких операцій, пов'язаних з особовими рахунками.
Особовий рахунок в прикладному рішенні – це зведення даних, що містить інформацію, що необхідна для розрахунку вартості ЖКП, які надаються власникам особового рахунку керуючої організацією.
Для кожного особового рахунку встановлюються такі характеристики:
- Об'єкт особового рахунку: квартира, частина квартири, офіс, паркінг тощо
- Характеристики об'єкту особового рахунку: загальна, додаткова, житлова, опалювана площа
- Відповідальний власник: особа, на яку оформлений особовий рахунок
- Кількість осіб, які мешкають і які є зареєстровані, на території об'єкту особового рахунку
- Список послуг, що надаються керуючою організацією, власникові особового рахунку (і членам його сім'ї)
- Спосіб визначення об'єму споживання для кожної послуги: за нормами або за приладами обліку
- Паспортний стіл з уточнюючою інформацією за кожним споживачем послуг, з часткою власності та за ступенем спорідненості
- Прилади обліку для визначення об'ємів споживання послуг
- Уточнювальна інформація для визначення об'ємів споживання послуг з норм
- Тарифи на послуги, що надаються
- Пільги, що надаються відповідальному власникові особового рахунку і членам його сім'ї
- Субсидії, що надаються власникові особового рахунку і членам його сім'ї
- Регіональні субсидії, що надаються власникові особового рахунку і членам його сім'ї
Прилади обліку
"BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях" забезпечує підтримку наступних операцій, пов'язаних з приладами обліку:
- Ведення списку приладів обліку
- Реєстрація технічних характеристик приладів обліку
- Закріплення приладів за особовими рахунками із вказанням початкових значень
- Відключення приладів обліку
- Щомісячна реєстрація показань приладів обліку
- Реєстрація демонтажу приладів для перевірки
- Реєстрація монтажу приладів після перевірки
Нарахування та взаєморозрахунки
В цьому розділі проводиться розрахунок і коригування вартості ЖКП, наданих споживачам впродовж місяця, виписка квитанцій на оплату цих послуг, облік отримання грошових коштів за надані послуги і аналіз стану взаєморозрахунків із споживачами послуг, постачальниками і фондами.
У розділі здійснюються такі операції:
- щомісячні нарахування за особовими рахунками
- перерахунок за особовими рахунками за попередні місяці
- виконання разових нарахувань за особовими рахунками
- виконання розподілу додаткових нарахувань
- нарахування пені за особовими рахунками
У розділі також можна реєструвати рух грошових коштів:
- надходження безготівкових грошових коштів від відповідальних власників особових рахунків і фондів
- оплату готівковими грошовими коштами постачальникам
- надходження готівкових грошових коштів від відповідальних власників особових рахунків
Запаси
"BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях" автоматизує такі бізнес-процеси із запасами:
- кількісний облік запасів на різних складах підприємства
- купівля послуг ЖКГ у постачальників
- купівля інших послуг у постачальників
Під запасами мається на увазі витратні матеріали, запасні частини і інструменти, які використовуються при усуненні несправностей на технічному обладнанні споживачів послуг і при проведенні планових ремонтів житлових комплексів.
Аварійно-диспетчерська служба
"BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях" забезпечує облік взаємодії між споживачами послуг і керуючою організацією:
- Проведення планових ремонтів об'єктів житлового і нежитлового фонду
- Усунення аварійних ситуацій на технічному обладнанні споживачів
Передбачені можливості щодо виконання ремонтних робіт та усунення несправностей за конкретним особовим рахунком або за будівлею в цілому.
У розділі Аварійно-диспетчерська служба виконується:
- Реєстрація заявки споживача послуг
- Уточнення потреб заявника
- Визначення фахівців, які виконуватимуть роботи
- Узгодження з фахівцями потреби в запасах, необхідних для виконання робіт
- Визначення наявності потрібних запасів і звернення до служби постачання із заявою про необхідність їх закупівлі
- Постановка завдання виконавцям на виконання робіт
- Реєстрація підтвердження виконавця про виконану роботу і використані запаси
- Реєстрація підтвердження від заявника інформації: про використані матеріали, про час, витрачений фахівцями, а також його оцінка якості виконаних робіт
- Оформлення документів для служби нарахувань і взаєморозрахунків, що відображають вартість виконаних робіт і витрачених матеріалів у відпускних цінах
- Аналіз стану заявок
Паспортний стіл
Розділ призначений для створення робочого середовища фахівця, що виконує функції працівника паспортного столу.
Розділ є автономним: інформація, що накопичується в розділі, ніяк не використовується в інших розділах обліку.
У програмі автоматизовані наступні операції:
- Ведення списку фізичних осіб, що потребують реєстрації
- Первинна реєстрація відповідального власника особового рахунку. Оформлення і друк облікової форми А1 відповідального власника особового рахунку
- Первинна реєстрація членів сім'ї власника особового рахунку. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку
- Внесення даних про зміни форми А1. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку
- Зняття з реєстрації фізичних осіб. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку
Голосування споживачів послуг
В "BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях" автоматизована підготовка і проведення загальних зборів власників, підрахунок результатів голосувань, зберігання історії зборів і голосувань.
Процес організації зборів голосування складається з наступних етапів:
- Визначення правил, за умови дотримання яких, результати голосування набувають законної сили
- Підготовка до проведення голосування
- Реєстрація факту проведення зборів
- Аналіз результатів голосування
У системі підготовка до проведення голосування полягає у формуванні списку питань, що виносяться на голосування. Питання, що виноситься на голосування, може бути організаційним і не мати матеріальної вартості.
Для кожного питання, окрім найменування, призначається його розширений опис, який може включати будь-яку інформацію, наприклад, термін виконання, склад платників, терміни оплати, вартість тощо.
Результатом підготовки до проведення зборів є:
- Друкована форма оголошення, причому з кожного питання, виноситься на голосування, створюється окрема форма. У формі вказується питання, час і місце голосування, склад учасників
- Друкована форма протоколу голосування, в який заноситься інформація про результати поіменного голосування
- Друкована форма іменного бюлетеня для голосування
Управління взаємодіями
"BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях" надає набір функцій для управління взаємодіями.
У розділі розміщені основні налаштування для таких інструментів:
- Telegram бот
- Сайт ЖКГ
- SMS повідомлення
Налаштування Telegram бота виконується в декілька етапів:
- Налаштування зв'язку з Telegram
- Створення нового користувача
- Управління користувачами Telegram
- Налагодження клавіатур Telegram
Telegram бот використовується для зв'язку з відповідальними власниками особових рахунків. Відповідальні власники матимуть змогу переглядати інформації по заборгованості, показань приладів обліку та отримувані повідомлень по внесенню оплати по особовим рахункам.
Налаштування та адміністрування
"BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях" надає набір сервісних функцій, пов'язаних з роботою програмного продукту.
У розділі встановлюються основні налаштування системи.
Крім того, в розділі підтримується:
- Реєстрація користувачів, призначення їм ролей і прав
- Аналіз роботи користувачів з використанням журналу реєстрації
- Перегляд списку активних користувачів
- Обмін даними
- Повнотекстовий пошук об'єктів
- Видалення помічених об'єктів
- Встановлення дат заборони зміни даних
- Резервне копіювання інформаційної бази
- Оновлення програми
- Відновлення інформаційної бази
Перед придбанням рішення рекомендуємо ознайомитись з Консультації з вибору програм
Збільшення кількості користувачів конфігурації для роботи з продуктом здійснюється шляхом придбання ліцензій на додаткові робочі місця та сервер для платформи, а також для самого рішення
Сервісне обслуговування
Підтримка користувачів програмного продукту здійснюється відповідно до правил надання сервісу ІТС "Лінія консультацій". Підтримка здійснюється за наявності діючого договору Інформаційно-технологічного супроводу (ІТС) з активним сервісом "ІТС Галузевий"